Leidraad berekening bedrijfsomvang

Versie 2.5

Algemene toelichting

In de handleiding Prestatieladder Socialer Ondernemen van TNO (verder genoemd als de handleiding), staan de diverse onderdelen (c.q. groepen) van de bedrijfsomvang uitgelegd, zie paragraaf 3.1.2 “vaststellen bedrijfsomvang”. Deze groepen zijn:

  1. Alle werknemers inclusief PSO-doelgroep in dienst.
  2. Alle overige werkenden inclusief PSO-doelgroep op basis van een uitzend-, detacheringsovereenkomst of payroll constructie.
  3. Alleen die personen op stages, werkervaringsplekken of proefplaatsingen die vallen onder de PSO-doelgroep.

U berekent de bedrijfsomvang om vast te stellen welk deel van de werkzame personen binnen uw organisatie behoort tot de PSO-doelgroepen, ten opzichte van de totale bedrijfsomvang.

De auditor controleert deze berekening altijd op basis van gegevens die rechtstreeks afkomstig zijn uit de personeels- of loonadministratie. Voor ingeleende krachten via derde partijen gebeurt deze controle aan de hand van stukken uit de financiële administratie. Zie hiervoor paragraaf 3.5.3 “toetsing bedrijfsomvang”.

In deze leidraad worden verschillende rekenmethodes toegelicht. Het kan zijn dat niet alle hiervoor benoemde groepen van toepassing zijn binnen uw organisatie. Het is aan de aanvrager om te bepalen welke methode wordt gebruikt. De berekening moet altijd controleerbaar en reproduceerbaar zijn voor toetsing door de auditor.

De meest recente versie van de handleiding is altijd leidend. Een auditor zal moeten vaststellen of de opgegeven bedrijfsomvang voldoet aan de eisen in de handleiding, zijn/haar oordeel daarop is doorslaggevend.

Belangrijke aandachtspunten
  • Alle onderdelen van de bedrijfsomvang zijn inclusief medewerkers uit de PSO-doelgroep, maar exclusief:
    • zzp’ers
    • uitbesteed werk
    • hbo-stagiaires die niet tot de PSO-doelgroep behoren
  • Wanneer in de rekenmethodes wordt verwezen naar een urennorm, is het belangrijk dat dezelfde urennorm (bijvoorbeeld 40 uur of cao-uren) consequent wordt toegepast in alle berekeningen en dossiers. De urennorm wordt centraal ingesteld.
  • De hieronder genoemde labels A t/m D en G t/m J komen overeen met de velden in MijnPSO, maar zijn niet terug te vinden in de handleiding.
  • Bij de berekening van de bedrijfsomvang is gewerkt met hele weken en kalenderdagen binnen het peiljaar. Start- en einddata zijn daarbij vertaald naar logisch afgeronde werkzame perioden. De berekeningen zijn consequent uitgevoerd op basis van 52 weken per jaar en 365 kalenderdagen. Kleine verschillen tussen week- en dagtellingen zijn het gevolg van deze afrondingen en doen geen afbreuk aan de juistheid, consistentie en reproduceerbaarheid van de berekening.
Groep 1Alle werknemers inclusief PSO-doelgroep in dienst

In de rekentool worden voor deze groep twee elementen ingevuld:

Agemiddeld aantal medewerkers
Gfte
Methode 1 – op basis van de verzamelloonstaat

Berekening A

Voor A wordt uitgegaan van het aantal SV-dagen, waarbij 1 medewerker gelijkstaat aan 260 dagen. SV-dagen, ofwel sociale verzekeringsdagen, worden ook wel loondagen genoemd. Dit zijn de dagen waarop het loon wordt doorbetaald. Zie voor een volledige definitie de begrippenlijst van de handleiding.

FormuleSV-dagen ÷ 260 = A

Berekening G

Voor G wordt uitgegaan van alle verloonde uren, waarbij 1 fte gelijkstaat aan 52 weken × de urennorm per week.

FormuleVerloonde uren ÷ (52 × urennorm) = G
Belangrijke aandachtspunten
  • Vraag bij uw salarisadministratie of salarisverwerker de verzamelloonstaat op met het aantal verloonde uren en SV-dagen.
  • Wanneer deze gegevens ontbreken, kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier. Deze gegevens zijn verplicht vastgelegd voor de Belastingdienst en het UWV.
  • Vraag de gegevens op over het peiljaar; het kan praktisch zijn dit per verloningstijdvak te doen.
  • Het is aan te raden de peildatum te kiezen op de eerste dag van een verloningsperiode.
  • Alle uren waarover loon is betaald tellen mee (zoals overuren, feestdagen en verlof).
  • Als G hoger uitkomt dan A, wordt G gelijkgesteld aan A.
Methode 2 – op basis van peilmomenten

Bij deze methode bepaalt u eerst het aantal peilmomenten (PM);

  • bij weinig personeelsverloop zijn 2 peilmomenten voldoende,
  • bij veel verloop, seizoenswerk of uitzendactiviteiten zijn meer peilmomenten nodig, bijvoorbeeld per kwartaal, maand of week.

De auditor beoordeelt of het aantal peilmomenten voldoende is.

Op elk peilmoment telt u het aantal medewerkers (mdws) of fte dat op dat moment werkzaam is. Medewerkers die vóór het peilmoment uit dienst zijn gegaan, tellen niet mee.

Berekening A

(mdws PM1 + mdws PM2 + mdws PM3 + mdws PM4) ÷ aantal peilmomenten

Berekening G

(fte PM1 + fte PM2 + fte PM3 + fte PM4) ÷ aantal peilmomenten
Methode 3 – op basis van werkzame weken/dagen en contracturen

U zet alle medewerkers op een rij (bijvoorbeeld in Excel) en noteert per medewerker:

  • de periode tussen in- en uitdiensttreding binnen het peiljaar
  • het contractuele aantal uren

Voorbeeld (peiljaar 1-1 t/m 31-12)

  • Medewerker 1: in dienst per 1-1, nog in dienst, 32 uur per week
  • Medewerker 2: in dienst per 1-3, nog in dienst, 40 uur per week
  • Medewerker 3: in dienst per 1-1, uit dienst per 30-6, 40 uur per week

T.b.v. het berekenen van A

We tellen het aantal weken op wat tussen de in en uit dienst data ligt (in het peiljaar) voor elke medewerker = 52 + 44 + 26 = 122.

122 gedeeld door 52 weken = 2,34 medewerkers (A)

Dezelfde berekening kan ook worden uitgevoerd op basis van kalenderdagen;

We tellen het aantal kalenderdagen op wat tussen de in dienst en uit dienst data ligt (in het peiljaar) = 365 dagen + 306 + 180 = 851.

851 gedeeld door 365 = 2,33 medewerkers (A)

T.b.v. het berekenen van G

We berekenen de contractuele uren over het hele peiljaar:

  • 1 = 32 uur gedurende 52 weken = 1664 uur
  • 2 = 40 uur gedurende 44 weken = 1760 uur
  • 3 = 40 uur gedurende 26 weken = 1040 uur

Totaal contractuele uren = 4464

4464 gedeeld door 52 weken en de urennorm (40 uur) = 2,14 fte (G)

Of o.b.v. kalenderdagen

  • 1 = (32 uur gedeeld door 7) x 365 dagen = 1668,57 uur
  • 2 = (40 uur gedeeld door 7) x 306 dagen = 1748,57 uur
  • 3 = (40 uur gedeeld door 7) x 180 dagen = 1028,57 uur

Totaal 4445,71

4445,71 gedeeld door 52 weken en de urennorm (40 uur) = 2,14 fte (G)

Als u software gebruikt die het gemiddeld aantal medewerkers en fte berekent, mag u deze gebruiken, mits de berekening controleerbaar en reproduceerbaar is.

Groep 2Alle overige werkenden (uitzend, detachering of payroll)

Alle overige werkenden inclusief PSO-doelgroep op basis van een uitzend-, detacheringsovereenkomst of payroll constructie. In de rekentool worden ingevuld:

Bgemiddeld aantal medewerkers
Hfte
Methode 1 – op basis van gefactureerde uren

U moet alle gefactureerde uren over het peiljaar kunnen onderbouwen met facturen. De auditor controleert steekproefsgewijs of alle inleenpartijen zijn meegenomen, bijvoorbeeld via een crediteurenlijst of de winst- en verliesrekening in combinatie met grootboekrekeningen.

U zet alle medewerkers op een rij (bijvoorbeeld in Excel) en noteert:

  • de periode waarin werkzaamheden zijn verricht binnen het peiljaar
  • het totaal aantal gefactureerde uren

Voorbeeld (peiljaar 1-1 t/m 31-12)

  • Medewerker 1: gestart per 1-1 en nog werkzaam, 1456 uren gewerkt
  • Medewerker 2: gestart per 1-3 en nog werkzaam, 1720 uren gewerkt
  • Medewerker 3: gestart per 1-1 werkzaam tot 1-7, 992 uren gewerkt

T.b.v. het berekenen van B

We tellen het aantal weken op wat tussen de in en uit dienst data ligt (in het peiljaar) = 52 + 44 + 26 = 122.

122 gedeeld door 52 weken = 2,34 medewerkers (B)

Of o.b.v. kalenderdagen

We tellen het aantal kalenderdag op wat tussen de in dienst en uit dienst data ligt (in het peiljaar) = 365 dagen + 306 + 180 = 851

851 gedeeld door 365 = 2,33 medewerkers (B)

Berekening H

Totaal gefactureerde uren: 4.168

4.168 ÷ (52 × 40) = 2 fte (H)
Methode 2 – op basis van gefactureerde kosten

Deze methode mag alleen worden toegepast na goedkeuring door de auditor. Wanneer de eerste methode een dermate grote tijdsbesteding met zich meeneemt dat versimpeling essentieel is, neemt u het beste vooraf contact op met de auditor.

Benodigde documenten

  • 12 inkoopfacturen, gelijkmatig verdeeld over het peiljaar en leveranciers
  • Grootboekkaart of kostenoverzicht van ingeleende medewerkers (excl. btw)

Berekening H

  • Stap 1, gemiddeld uurtarief
    Totalen van de 12 inkoopfacturen; factuurbedrag excl. btw ÷ gefactureerde uren (bijv. €16.800 ÷ 480 = €35 per uur)
  • Stap 2, totaal gewerkte uren
    Totale inleenkosten over het peiljaar ÷ gemiddeld uurtarief (stap 1) (bijv. €1.701.336 ÷ €35 = 48.609,60 uur)
  • Stap 3, berekening H
    48.609,60 (stap 2) ÷ 52 ÷ urennorm (38 uur) = 24,6 fte
Groep 3Stages, werkervaringsplekken of proefplaatsingen (PSO-doelgroep)

Alleen die personen op stages, werkervaringsplekken of proefplaatsingen die vallen onder de PSO-doelgroep. Personen die niet tot de PSO-doelgroep behoren en werkzaam zijn op basis van stage, vrijwilligerswerk of proefplaatsing, worden niet meegenomen in de bedrijfsomvang. In de rekentool worden ingevuld:

Cgemiddeld aantal medewerkers
Ifte
Methode 1 – weken/dagen en contracturen

Wanneer geen vast aantal uren is afgesproken, wordt uitgegaan van de daadwerkelijk gewerkte uren. Bij stagecontracten (BBL/BOL, VSO/PRO) wordt uitgegaan van de uren in de stageovereenkomst. In geval van een BBL overeenkomst mogen betaalde opleidingsuren ook meetellen.

U noteert per persoon:

  • de periode van werkzaamheden binnen het peiljaar
  • het aantal uren

Voorbeeld (peiljaar 1-1 t/m 31-12)

  • Medewerker 1: gestart per 1-1 en nog werkzaam, 32 uur per week, praktijkovereenkomst startte 19-8 vorig schooljaar, tot 5-7 van het peiljaar.
  • Medewerker 2: gestart per 1-3 tot 1-4, 20 uur per week.
  • Medewerker 3: gestart per 1-1 tot 1-7, 40 per week.

T.b.v. het berekenen van C

We tellen het aantal weken op wat tussen de in en uit dienst data ligt (binnen het peiljaar) = 27 + 4 + 26 = 57

57 gedeeld door 52 weken = 1,09 medewerkers (C)

Of o.b.v. kalenderdagen

We tellen het aantal kalenderdagen op wat tussen de in dienst en uit dienst data ligt (binnen het peiljaar) = 184 + 31 + 180 = 395

395 gedeeld door 365 = 1,08 medewerkers (C)

T.b.v. het berekenen van I

We berekenen de contractuele uren over het hele peiljaar:

  • 1 = 32 uur gedurende 27 weken = 864 stage uren
  • 2 = 20 uur gedurende 4 weken = 80 uur
  • 3 = 40 uur gedurende 26 weken = 1040 uur
Totaal 1984, gedeeld door 52 weken en de urennorm (40 uur) = 0,95 fte (I)

Of o.b.v. kalenderdagen

  • 1 = (32 uur gedeeld door 7) x 189 dagen = 864 uur
  • 2 = (20 uur gedeeld door 7) x 31 dagen = 88,57 uur
  • 3 = (40 uur gedeeld door 7) x 180 dagen = 1028,57 uur
Totaal 1981,14, gedeeld door 52 weken en de urennorm (40 uur) = 0,95 fte (I)
Methode 2 – peilmomenten

Deze methode mag alleen worden gebruikt voor C. Voor I gebruikt u methode 1.

Bij deze methode bepaalt u eerst het aantal peilmomenten (PM);

  • bij weinig personeelsverloop zijn 2 peilmomenten voldoende,
  • bij veel verloop, seizoenswerk of uitzendactiviteiten zijn meer peilmomenten nodig, bijvoorbeeld per kwartaal, maand of week.

De auditor beoordeelt of het aantal peilmomenten voldoende is.

Op elk peilmoment telt u het aantal personen dat op dat moment werkzaam is.

Berekening C

(mdws PM1 + mdws PM2 + mdws PM3 + mdws PM4) ÷ aantal peilmomenten